5 de March del 2018

Obligaciones y aspectos que debes conocer sobre las sociedades inactivas

 

Obligaciones y aspectos que debes conocer sobre las sociedades inactivas

No son infrecuentes las situaciones en las que tras cerrar un negocio, se deja una sociedad inactiva para evitar toda la serie de trastornos y trámites que conlleva, o cuando se piensa que quizá en el futuro se pueda reactivar para dar cabida a nuevos planes de negocio, evitando así los gastos y trámites de una liquidación y una posterior constitución de nueva sociedad.

En general la situación de inactividad societaria, o dejar la sociedad dormida, resulta válida sólo en los casos en los que se reanudará la actividad nuevamente en un período que no supere un año.

También es habitual olvidar que una sociedad inactiva sigue conllevando una serie de obligaciones que de no atenderse pueden generar verdaderos problemas para los administradores frente al Registro Mercantil, Agencia Tributaria, Seguridad Social, e incluso frente a terceros, dependiendo de los casos, por eso hay que conocer las obligaciones y aspectos relacionados con las sociedades inactivas y las sociedades en liquidación.

Obligaciones frente a la Agencia Tributaria

  • Comunicar a la Agencia Tributaria el cese de la actividad

Para comunicar a la Agencia Tributaria el cese de la actividad, hay que presentar el correspondiente documento de baja censal rellenando el modelo 036 y 037 en el caso de personas jurídicas y entidades que cesan en todas sus actividades económicas sin haber realizado la extinción o disolución, aportando la fecha desde la cual resulta efectiva la inactividad.

A la hora de tomar la decisión de dejar una sociedad inactiva debe ser aprobada en una junta general de accionistas.

De éste modo se elimina la obligación de presentar las declaraciones trimestrales y resúmenes anuales por IVA e IRRPF, limitando la obligación a presentar anualmente la liquidación por el Impuesto de Sociedades, depósito de cuentas y memoria del ejercicio.

  • Obligación de presentar el Impuesto de Sociedades

Al presentar el documento, en el que se hace constar que se trata de una sociedad inactiva, no se podrá incluir la cuenta de pérdidas y ganancias, haciendo constar solo el balance, con la cuenta de resultados en el caso de que haya habido movimientos, más los ajustes oportunos, y tampoco se podrá incluir ya ningún tipo de gasto ni IVA soportado, al igual que no se podrán aportar nuevas facturas emitidas.  

Esto resulta especialmente importante a la hora de aportar ésta información dependiendo del momento del ejercicio económico, de tal manera que si la sociedad queda inactiva a mediados de un año, es preferible realizar la comunicación de inactividad al comienzo del siguiente, sin incluirla en la declaración del Impuesto de Sociedades de ese ejercicio.

También dependiendo de si hasta la mitad del ejercicio en que la sociedad queda inactiva se han obtenido beneficios, habrá que realizar los pagos a cuenta aunque ya se encuentre inactiva.

Obligaciones frente a la Seguridad Social

Si los administradores de las sociedades no van a ejercer o ejercen otras actividades, pueden comunicar la baja del correspondiente Régimen de Trabajadores Autónomos, o RETA, además de dar de baja el Centro de Trabajo.

Obligaciones frente al Registro Mercantil

En éste sentido las sociedades inactivas deben continuar realizando todos los trámites igual que si mantuvieran la actividad, con la llevanza de la contabilidad, presentación de cuentas anuales, informe de gestión, acta de la junta general de socios en las que quedan aprobadas dichas cuentas y legalización de libros.

Las sanciones en el caso de no cumplir todas las obligaciones en los plazos establecidos, pasan por problemas a la hora de inscribir cualquier documento relativo a la sociedad mientras no se resuelvan los incumplimientos, más penas económicas que pueden ir desde los 1.200 a los 60.000 euros, por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, y apertura de un expediente administrativo conforme a lo dispuesto en la normativa, e incluso multas para cada año de retraso que pueden ascender hasta los 300.000 euros para sociedades o grupos de sociedades con un facturación anual superior a un millón de euros.

Es importante conocer que si la sociedad en el momento de presentar la inactividad tiene deudas pendientes con la Tesorería de la Seguridad Social, Agencia Tributaria u otros, y no las cancela mediante el correspondiente pago, la responsabilidad subsidiaria recaerá sobre el o los administradores, por lo que los acreedores sean organismos públicos o entidades privadas podrán ir contra la sociedad, los administradores o contra ambos a la vez.

A la finalización de cada ejercicio el correspondiente Registro Mercantil en el que se encuentran inscritas las sociedades inactivas deben comunicar al ICAC los incumplimientos de éste tipo de sociedades.

 

Disolución de Sociedades

Según el art.363 de la Ley de Sociedades, una sociedad se debe disolver cuando se produce el cese  de la actividad o actividades que constituyen su objeto social, considerándose para ello el plazo de un año de inactividad, siendo obligación del administrador convocar una Junta General de accionistas para adoptar las medidas necesarias, bajo responsabilidad subsidiaria de responder de las deudas contraídas por la sociedad, desde ese momento en caso de no hacer nada.

Esto significa que si la sociedad está dormida o inactiva por tiempo superior a un año entrará en causa de disolución.

Liquidación y disolución de sociedades

Para poder realizar correctamente la liquidación de una sociedad inactiva, hay que realizar los siguientes pasos:

  1. Hay que convocar una Junta General de Accionistas y redactar el acta con los acuerdos y términos de la disolución y liquidación final, salvo que la empresa tenga un solo administrador.
  2. También hay que proceder al cese de los administradores, nombrando liquidadores.
  3. Dar de baja al administrador o administradores en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social.
  4. Realizar un balance de cuentas del último ejercicio, con un resultado positivo de al menos 0,01 euros, ya que en caso contrario resulta imposible liquidar la sociedad.
  5. Acudir a un notario para obtener la escritura de disolución.
  6. Reparto y liquidación con socios si hubiera algo que liquidar, en cuyo caso también habría que realizar otra liquidación con Hacienda del 1% del capital social, más el 1% de la cantidad liquidada.
  7. Inscribir la escritura de disolución en el Registro Mercantil para tramitar la baja y que se proceda a su publicación en el BORME.
  8. Presentar la baja censal definitiva en la Agencia Tributaria con copia de la escritura de disolución y liquidación.
  9. En el caso de que la sociedad tenga deudas anteriores a su declaración de inactividad, o bién se hayan generado con posterioridad por no atender sus obligaciones en ésta fase, primero hay que cancelar las deudas.

Para poder resolver ésta situación primero se puede iniciar un concurso de acreedores y posteriormente declarar la sociedad en quiebra.

En el caso de tener una empresa inactiva, que evidentemente no generará ningún tipo de beneficio, pero si de responsabilidades, lo más recomendable es plantear lo antes posible la disolución y liquidación para evitando problemas que puedan alargar su disolución posterior.

De cualquier modo es mejor contar con un adecuado asesoramiento y acompañamiento en la disolución y liquidación de una sociedad, aunque esto genere un gasto puntual, que intentar eludir una responsabilidad como administrador que antes o después te puede pasar una factura mucho mayor.

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